Ingangsdatum: 15 april 2025
Laatste bijwerking: 15 april 2025
Bij Omily Pro V.O.F. (hierna “wij”, “ons” of “onze”) hechten we veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe wij jouw gegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen wanneer je gebruik maakt van het Tertios platform.
1. Wie zijn wij?
Omily Pro V.O.F.
Theo Andriesstraat 1
2870 Puurs, België
E-mail: support@tertios.be
Ondernemingsnummer: BE 0508.697.890
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Tertios worden verzameld en verwerkt.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wanneer je gebruik maakt van Tertios, kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen:
- Identificatiegegevens (zoals naam, e-mailadres, gebruikers-ID)
- Authenticatiegegevens via Microsoft Entra ID (zoals tenant-ID, gebruikersrollen)
- Organisatiegegevens (zoals de naam van je organisatie, toegangsrechten)
- Gebruiksgegevens (zoals logbestanden, acties binnen het platform, tijdstempels)
- Eventuele inhoudelijke gegevens die je invoert in het kader van personeelsbeheer, patiëntregistratie, werkplanning, enz.
3. Hoe verzamelen wij jouw gegevens?
We verkrijgen je gegevens via:
- Je aanmelding via Microsoft Entra ID
- Jouw interacties met het Tertios-platform
- Gegevens die door je organisatie worden ingevoerd en beheerd
- Automatische logsystemen (zoals IP-adres en browsertype)
4. Waarom verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Om je toegang te verlenen tot het Tertios-platform
- Om je gebruikersaccount te beheren
- Om onze diensten te leveren en verbeteren
- Om technische ondersteuning en beveiliging te bieden
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
5. Rechtsgrond voor verwerking
Wij verwerken jouw gegevens op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst (bijv. toegang tot het platform)
- Gerechtvaardigd belang (bijv. beveiliging, support)
- Wettelijke verplichting (bijv. boekhoudkundige of veiligheidsverplichtingen)
- Toestemming, indien vereist voor specifieke doeleinden (zoals nieuwsbriefinschrijving)
6. Delen wij jouw gegevens?
Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij:
- Dit nodig is voor de uitvoering van de dienst (bijv. hostingpartners, IT-onderaannemers)
- Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn
- Je organisatie toegang heeft tot je gegevens als onderdeel van hun beheersrechten
Alle verwerkers waarmee wij samenwerken handelen onder een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de GDPR.
7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld. In het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
- Gebruikersgegevens: zolang het account actief is, plus maximaal 12 maanden na beëindiging
- Loggegevens: tot 12 maanden na registratie
- Contractuele of wettelijke gegevens: volgens wettelijke bewaartermijnen
8. Beveiliging van jouw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Denk aan:
- Versleutelde communicatie (HTTPS)
- Beveiligde authenticatie via Microsoft Entra ID
- Interne toegangsbeperkingen en logging
9. Jouw rechten
Als betrokkene heb je onder de GDPR de volgende rechten:
- Recht op inzage in jouw gegevens
- Recht op correctie of verwijdering
- Recht op beperking van de verwerking
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens
- Recht om bezwaar te maken tegen verwerking
- Recht om toestemming in te trekken (indien van toepassing)
Je kan je rechten uitoefenen door contact op te nemen via: support@tertios.be
10. Klachten
Indien je van mening bent dat jouw rechten worden geschonden, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen word je hierover geïnformeerd via e-mail of via het platform. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.